Trong môi trường kinh doanh hiện nay, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào nguồn lực nội bộ để phát triển bền vững. Các đối tác bên ngoài như người có ảnh hưởng (influencer) và nhà cung cấp dịch vụ (vendor) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động marketing và vận hành. Hợp tác hiệu quả với các đối tác này giúp doanh nghiệp mở rộng phạm vi tiếp cận và sử dụng nguồn lực một cách hợp lý. Tuy nhiên, nếu thiếu một quy trình quản lý rõ ràng và chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro và khó khăn trong quá trình triển khai.

I. Tầm quan trọng của Quản lý Influencer & Vendor

Ngày nay, “Influencer” không chỉ đơn thuần là những cá nhân có sức ảnh hưởng trên mạng xã hội, mà đã trở thành các đối tác chiến lược trong hoạt động marketing của doanh nghiệp. Với khả năng truyền tải thông điệp một cách chân thực và gần gũi, họ có tác động đáng kể đến hành vi mua sắm của người tiêu dùng. Thống kê cho thấy 93% marketer hiện đang hợp tác với influencer dưới nhiều hình thức khác nhau, và khách hàng đến từ các chiến dịch này thường có mức độ phù hợp cao hơn so với các kênh tiếp thị truyền thống.

Tương tự, “Vendor” những cá nhân hoặc tổ chức được thuê theo hợp đồng để đảm nhận các chức năng chuyên biệt, cũng giữ vai trò thiết yếu trong vận hành doanh nghiệp. Việc hợp tác với vendor giúp doanh nghiệp tiếp cận nguồn lực có chuyên môn cao mà không cần mở rộng bộ máy nhân sự. Thực tế, hơn 40% khối lượng công việc tại các doanh nghiệp hiện nay được đảm nhiệm bởi lực lượng lao động không cố định này.

Để khai thác hiệu quả giá trị từ hai nhóm đối tác này, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình quản lý chuyên nghiệp, thống nhất, thay vì làm việc rời rạc theo từng dự án hoặc dựa trên các mối quan hệ không chính thức.

II. Quản lý Influencer: Xây dựng mối quan hệ, không chỉ là chiến dịch

Đây là một nhiệm vụ phức tạp, đòi hỏi chiến lược rõ ràng, kế hoạch bài bản và khả năng triển khai linh hoạt.

1. Chân dung của một Influencer Marketing Manager chuyên nghiệp

Đóng vai trò cầu nối giữa thương hiệu và người có ảnh hưởng, đảm bảo quá trình hợp tác diễn ra hiệu quả, nhất quán và mang lại giá trị cho cả hai bên. Họ chịu trách nhiệm toàn diện cho các hoạt động liên quan đến chiến dịch, bao gồm:

• Xây dựng chiến dịch: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn, từ nâng cao nhận diện thương hiệu đến thúc đẩy chuyển đổi và doanh số.
• Lựa chọn influencer phù hợp: Tìm kiếm và đánh giá các influencer dựa trên lĩnh vực hoạt động, tệp người theo dõi, mức độ tương tác và ngân sách chiến dịch.
• Triển khai và giám sát: Phối hợp chặt chẽ với influencer để truyền đạt yêu cầu nội dung, lịch đăng bài và chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs). Đồng thời, kiểm duyệt nội dung trước khi xuất bản nhằm đảm bảo sự đồng nhất về hình ảnh thương hiệu.
• Đo lường hiệu quả: Theo dõi liên tục các chỉ số hiệu suất, phân tích dữ liệu và lập báo cáo đánh giá để tối ưu hóa chiến dịch hiện tại và định hướng cho các hoạt động trong tương lai.

2. Chiến lược xây dựng mối quan hệ bền vững với Influencer

Thay vì liên tục tìm kiếm influencer mới cho từng chiến dịch, doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. Cách tiếp cận này không chỉ giúp tối ưu thời gian và chi phí, mà còn góp phần tạo dựng niềm tin vững chắc từ phía công chúng mục tiêu. Để duy trì mối quan hệ bền vững với influencer, doanh nghiệp cần chú trọng một số nguyên tắc sau:

• Đồng nhất về giá trị thương hiệu: Việc lựa chọn influencer có cùng định hướng, quan điểm và hệ giá trị với thương hiệu là yếu tố then chốt. Sự phù hợp này tạo nền tảng cho hợp tác lâu dài và nhất quán trong thông điệp truyền thông. Chẳng hạn, một influencer theo đuổi lối sống bền vững sẽ là đối tác phù hợp với thương hiệu thời trang phát triển theo xu hướng “slow fashion”.
• Tôn trọng tính sáng tạo cá nhân: Influencer là những người sáng tạo nội dung chuyên nghiệp, do đó việc trao quyền chủ động trong khuôn khổ định hướng rõ ràng là cần thiết. Sự linh hoạt này không chỉ giúp họ tạo ra nội dung chân thực, phù hợp với người theo dõi, mà còn củng cố mối quan hệ tích cực với thương hiệu. Thực tế cho thấy 77% influencer đánh giá cao và có xu hướng gắn bó lâu dài với những thương hiệu tôn trọng quyền tự do sáng tạo của họ thậm chí điều này còn quan trọng hơn cả yếu tố tài chính.

Cam kết minh bạch về thù lao: Thanh toán đúng hạn, rõ ràng và công bằng là biểu hiện của một quy trình hợp tác chuyên nghiệp. Việc chậm trễ hoặc thiếu minh bạch trong chi trả dễ làm xói mòn niềm tin, ảnh hưởng đến mối quan hệ với influencer và có thể gây tác động tiêu cực đến hình ảnh thương hiệu.

III. Quản lý Vendor: Tối ưu vận hành, giảm thiểu rủi ro

Tương tự như quản lý influencer, việc quản lý vendor cũng cần một quy trình rõ ràng và chi tiết. Một chiến lược quản lý vendor hiệu quả sẽ đảm bảo các nhà cung cấp hoạt động trơn tru, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chung.

1. Vòng đời quản lý Vendor chuyên nghiệp

Quy trình quản lý vendor có thể được chia thành 5 bước chính:

Bước 1: Tìm kiếm và lựa chọn: Chọn đúng vendor ngay từ đầu là yếu tố then chốt. Ngoài giá cả, hãy đánh giá dựa trên kinh nghiệm, năng lực, công nghệ sử dụng và sự phù hợp với văn hóa công ty.

Bước 2: Hợp đồng và thiết lập mối quan hệ: Ký kết các thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA) rõ ràng để xác định kỳ vọng, thời gian và chi phí. Đây cũng là lúc thiết lập các quy trình onboarding và thu thập thông tin thanh toán cần thiết.

Bước 3: Quản lý hiệu suất và hợp tác: Theo dõi các KPI đã thỏa thuận để đảm bảo vendor đáp ứng yêu cầu công việc. Duy trì kênh giao tiếp mở, đưa ra phản hồi kịp thời và tạo môi trường hợp tác để cải tiến liên tục.

Bước 4: Quản lý rủi ro và tuân thủ: Xác định các rủi ro tiềm tàng (thay đổi luật pháp, rủi ro an ninh mạng) và xây dựng chiến lược giảm thiểu. Đảm bảo vendor tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu, pháp luật lao động và các tiêu chuẩn đạo đức.Bước 5: Gia hạn, thanh lý và cải tiến: Cuối hợp đồng, doanh nghiệp có thể quyết định gia hạn hoặc chấm dứt hợp tác dựa trên hiệu suất. Nếu chấm dứt, cần có quy trình offboarding rõ ràng để thu hồi dữ liệu và thiết bị.

2. Thách thức phổ biến và giải pháp tối ưu

Các doanh nghiệp thường đối mặt với một số thách thức khi quản lý vendor, bao gồm:

• Quá phụ thuộc vào quy trình thủ công: Sử dụng giấy tờ và bảng tính Excel làm mất thời gian, dễ xảy ra lỗi và hạn chế khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Thiếu trách nhiệm rõ ràng: Khi không có quy trình quản lý chính thức, dễ dẫn đến tình trạng chậm trễ trong công việc, bỏ sót thanh toán hoặc quên gia hạn hợp đồng.
• Giao tiếp kém: Thiếu thông tin rõ ràng từ đầu có thể gây ra hiểu lầm, làm tăng khối lượng công việc ngoài dự kiến và gây ra sự thiếu hài lòng từ cả hai phía.

Để giải quyết các vấn đề này, doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình quản lý chính thức, phân công trách nhiệm rõ ràng.

3. Công nghệ và giải pháp số: Đòn bẩy cho quản lý hiệu quả

Trong bối cảnh hiện nay, việc quản lý influencer và vendor bằng các phương pháp thủ công như bảng tính không còn hiệu quả. Công nghệ và các nền tảng chuyên biệt đã trở thành công cụ không thể thiếu để tối ưu hóa quy trình.

Một nền tảng quản lý đối tác lý tưởng sẽ tích hợp nhiều chức năng vào một hệ thống duy nhất. Các tính năng quan trọng bao gồm:

• Tìm kiếm và tuyển chọn: Giúp tìm kiếm influencer hoặc vendor phù hợp dựa trên các tiêu chí như ngành nghề, quy mô khán giả hoặc chi phí.
• Quản lý dự án: Cung cấp cái nhìn tổng quan về từng chiến dịch, giúp theo dõi tiến độ và ngân sách một cách dễ dàng.
• Xử lý thanh toán toàn cầu: Cho phép xử lý thanh toán xuyên biên giới một cách nhanh chóng và tự động, loại bỏ các rào cản về tỷ giá hối đoái hay phí ngân hàng.
• Lưu trữ tài liệu an toàn: Nơi lưu trữ tất cả các hợp đồng, tài liệu và thông tin cần thiết một cách bảo mật.

Việc áp dụng các công nghệ này giúp tự động hóa các công việc hành chính tốn thời gian, giảm thiểu sai sót và giúp doanh nghiệp tập trung vào việc xây dựng mối quan hệ chiến lược

IV. Phát triển quan hệ đối tác – Hướng đến giá trị lâu dài

Việc quản lý Influencer và Vendor một cách chiến lược mang lại lợi ích to lớn, giúp doanh nghiệp phát triển một hệ sinh thái đối tác đa dạng và vững mạnh. Điều này không chỉ mang lại hiệu quả về chi phí và vận hành, mà còn tạo ra sự linh hoạt để thích ứng với những thay đổi của thị trường.

Với sự kết hợp giữa quy trình chuyên nghiệp và các công cụ công nghệ, doanh nghiệp có thể biến các mối quan hệ đối tác từ những giao dịch đơn thuần thành những hợp tác lâu dài, cùng nhau tạo ra giá trị bền vững.

Tại Reputyze Asia, chúng tôi tin rằng sự kết hợp giữa kỹ thuật và sáng tạo sẽ tạo ra những giải pháp tối ưu. Hãy cùng chúng tôi khám phá cách xây dựng các mối quan hệ đối tác bền vững.

Related Journals

Digital Marketing

Tuyển chọn KOL phù hợp: 10 bước chuyên sâu tối ưu hiệu quả chiến dịch Marketing

Trong bối cảnh truyền thông số bùng nổ, influencer marketing đã trở thành một chiến lược quan trọng để các thương hiệu tiếp cận khách hàng. Tuy nhiên, thành công của một chiến dịch không chỉ phụ thuộc vào quy mô người theo dõi của KOL mà còn nằm ở sự tuyển chọn KOL phù […]

Digital Marketing

Quản lý người có ảnh hưởng: Chiến lược toàn diện từ lựa chọn đối tác đến tối ưu hóa ROI

Trong bối cảnh marketing số đang phát triển mạnh mẽ, việc hợp tác với người có ảnh hưởng (influencer) đã trở thành một chiến lược cốt lõi để các thương hiệu tiếp cận khán giả mục tiêu. Tuy nhiên, việc ký kết hợp đồng chỉ là bước khởi đầu. Để các chiến dịch này đạt […]