Đối với các thương hiệu bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng và doanh nghiệp thương mại điện tử (E-commerce), hàng tồn kho không chỉ là những sản phẩm vật lý được lưu trữ. Nó thực sự là một dạng “tiền mặt đang mặc những bộ áo khác nhau”, có thể trở thành tài sản quý giá nhất hoặc khoản nợ tốn kém nhất của bạn. Sự khác biệt nằm ở cách bạn quản lý nó.

Rất nhiều thương hiệu đang gặp khó khăn với các SKU (đơn vị lưu kho) không sinh lời, chi phí lưu trữ cao và tình trạng hết hàng thường xuyên. Nguyên nhân gốc rễ thường xuất phát từ việc quản lý tồn kho không hiệu quả, làm suy giảm lợi nhuận qua từng tính toán sai lầm.

Bài viết này sẽ đưa ra một cái nhìn chuyên sâu về ba khía cạnh quan trọng, giúp biến hàng tồn kho từ một gánh nặng thành lợi thế cạnh tranh: Quản lý tồn kho E-commerce là gì? Làm thế nào để theo dõi và tối ưu hóa tồn kho hiệu quả? Và những giải pháp phần mềm nào có thể hỗ trợ bạn nắm vững quy trình này?

i. Quản lý tồn kho E-commerce là gì? Tầm quan trọng đối với lợi nhuận doanh nghiệp?

1. Quản lý tồn kho E-commerce là gì?

Quản lý tồn kho E-commerce là quá trình có hệ thống trong việc tìm nguồn cung ứng, lưu trữ và theo dõi các sản phẩm được bán trực tuyến. Quá trình này bao gồm toàn bộ các hoạt động từ dự báo nhu cầu, quản lý kho bãi, logistics cho đến báo cáo tài chính.

Vượt ra ngoài định nghĩa lý thuyết, quản lý tồn kho chính là mạch máu sống còn, không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận mà còn quyết định sự ổn định của dòng tiền doanh nghiệp. Khi được thực hiện hiệu quả, nó đảm bảo bạn có đủ sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời tránh việc vốn bị mắc kẹt quá mức vào hàng hóa tồn đọng. Đây là sự cân bằng tinh tế giữa việc tránh tình trạng hết hàng làm mất khách và dư thừa tồn kho làm cạn kiệt tài chính.

Quản lý tồn kho E-commerce

2. Thiệt hại từ “méo mó tồn kho” không hiệu quả 

Theo các nghiên cứu, sự “méo mó tồn kho” – tức sự xuất hiện đồng thời của tình trạng hết hàng (stockouts) và tồn kho dư thừa (overstock) – đã gây ra thiệt hại đáng kể. Các thương hiệu E-commerce phải chịu tổn thất lên tới 818 tỷ USD hàng năm, trong đó 56% đến từ việc hết hàng và 44% từ việc tồn kho quá mức. lên đến 1,77 nghìn tỷ USD. Trung bình, các cửa hàng trực tuyến đối mặt với tỷ lệ hết hàng 8%, đồng thời giữ lượng hàng hóa nhiều hơn 20-30% so với mức cần thiết.

Những con số này cho thấy, quản lý tồn kho không hiệu quả không chỉ là một rắc rối nhỏ mà có thể trở thành mối đe dọa nghiêm trọng đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng.

II. Những thách thức chính trong quản lý tồn kho E-commerce hiện nay 

Khi doanh nghiệp phát triển, các vấn đề nhỏ về tồn kho có thể nhanh chóng biến thành những thách thức lớn, đe dọa hoạt động kinh doanh.

• Gián đoạn chuỗi cung ứng: Các biến động trong chuỗi cung ứng toàn cầu, thời gian giao hàng kéo dài từ nhà cung cấp và sự thiếu ổn định của các đối tác vận chuyển khiến việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng trở nên phức tạp hơn bao giờ hết.
• Bán hàng đa kênh: Việc kinh doanh trên nhiều nền tảng – từ website riêng, các sàn thương mại điện tử lớn (như Amazon, Lazada, Shopee) đến các kênh bán lẻ truyền thống – tạo ra một “cơn ác mộng đồng bộ hóa”. Dữ liệu tồn kho không được cập nhật tức thời trên mọi kênh dẫn đến sai sót, tình trạng bán hàng không có sẵn, gây thất vọng cho khách hàng và thiệt hại về uy tín.
• Chi phí lưu kho leo thang: Chi phí cho không gian kho bãi ngày càng tăng, buộc doanh nghiệp phải đưa ra các quyết định khó khăn về số lượng SKU, mức tồn kho an toàn và vị trí lưu trữ tối ưu để cân bằng giữa chi phí và khả năng đáp ứng.
• Quản lý hàng trả lại (Reverse Logistics): Quy trình xử lý hàng trả lại không hiệu quả có thể tạo ra các vấn đề phức tạp về kế toán. Sự sai lệch giữa số lượng vật lý trong kho và dữ liệu trên hệ thống sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tồn kho.
• Hạn chế dòng tiền: Đây là một vòng lặp khó khăn: bạn cần vốn để có hàng tồn kho phục vụ tăng trưởng, nhưng chính sự tăng trưởng lại đòi hỏi nguồn vốn, mà nguồn vốn này thường bị “đóng băng” trong lượng hàng tồn kho hiện có. Việc phá vỡ vòng luẩn quẩn này đòi hỏi sự minh bạch trong dữ liệu, điều mà ít thương hiệu đạt được nếu không có các công cụ chuyên biệt.

III. 4 chiến lược quản lý tồn kho tối ưu cho thương hiệu  E-commerce

Thành công trong quản lý tồn kho không phải là việc áp dụng một chiến lược đơn lẻ, mà là sự kết hợp các phương pháp khác nhau, được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.

1. Phương pháp nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Phương pháp FIFO đảm bảo rằng hàng tồn kho cũ nhất của bạn được bán trước. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các sản phẩm dễ hỏng hoặc các mặt hàng có thể lỗi thời.

• Về mặt vận hành: Tổ chức kho bãi để dễ dàng lấy các mặt hàng cũ nhất trước. Đào tạo nhân viên về các quy trình luân chuyển hàng hóa phù hợp. Triển khai việc dán nhãn rõ ràng với ngày nhận hàng.
• Về mặt kế toán: Định giá tài sản tồn kho dựa trên các điều khoản đơn đặt hàng mua hàng theo ngày. Ghi nhận chính xác giá vốn hàng bán (COGS), ngay cả đối với cùng một SKU, thay vì tính trung bình. Duy trì chi phí nhập hàng (landed costs) bao gồm các khoản thuế, phí và chi phí vận chuyển khác nhau.

Phương pháp nhập trước – xuất trước FIFO

2. Phân tích ABC

Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý tồn kho cơ bản giúp phân loại sản phẩm của bạn dựa trên giá trị và tầm quan trọng đối với doanh nghiệp:

• Danh mục A: Thường là 20% sản phẩm tạo ra 80% doanh thu. Chúng có ưu tiên quản lý cao nhất, được theo dõi và kiểm đếm thường xuyên nhất, kiểm soát chặt chẽ nhất về mức tồn kho và phương pháp dự báo tinh vi nhất.
• Danh mục B: Thường là 30% sản phẩm tạo ra 15% doanh thu. Ưu tiên quản lý trung bình, theo dõi thường xuyên nhưng ít hơn.
• Danh mục C: Thường là 50% sản phẩm tạo ra 5% doanh thu. Ưu tiên quản lý thấp nhất, theo dõi và kiểm đếm tối thiểu, kiểm soát tồn kho lỏng lẻo hơn và phương pháp dự báo đơn giản hơn.

Việc ưu tiên này đảm bảo bạn phân bổ nguồn lực vào nơi mang lại tác động lớn nhất, đồng thời duy trì kiểm soát phù hợp đối với toàn bộ hàng tồn kho của mình.

Chiến lược quản lý tồn kho ABC

3. Just-in-Time (JIT) – Vừa đúng lúc

Như tên gọi, phương pháp JIT nhằm mục đích nhận hàng chỉ khi cần, giảm thiểu chi phí lưu giữ và tối đa hóa dòng tiền. Các nguyên tắc JIT bao gồm: đặt hàng số lượng nhỏ thường xuyên hơn, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp, rút ngắn thời gian giao hàng để bổ sung và giữ mức tồn kho an toàn tối thiểu.

Đối với các thương hiệu E-commerce, một cách tiếp cận JIT đã được điều chỉnh thường mang lại hiệu quả tốt nhất: áp dụng các quy tắc nghiêm ngặt cho các sản phẩm có khối lượng lớn, nhu cầu ổn định; duy trì tồn kho an toàn khiêm tốn cho các sản phẩm có nhu cầu biến động hơn; và phát triển kế hoạch dự phòng cho các gián đoạn chuỗi cung ứng.

Chiến lược quản lý tồn kho JIT

4. Phòng ngừa “Hàng tồn chết” (Dead Stock)

Hàng tồn chết — hàng tồn kho không bán được trong một thời gian đáng kể — làm đóng băng vốn, tiêu tốn không gian kho bãi và kéo giảm hiệu suất tồn kho tổng thể của bạn. Phòng ngừa hàng tồn chết đòi hỏi các biện pháp chủ động:

• Triển khai hệ thống cảnh báo sớm: Tạo báo cáo xác định các mặt hàng có tốc độ bán hàng suy giảm hoặc số ngày tồn kho tăng lên.
• Mua hàng thận trọng cho sản phẩm mới: Khi giới thiệu các mặt hàng mới, hãy bắt đầu với số lượng nhỏ hơn cho đến khi nhu cầu được chứng minh. Sử dụng pre-order để đánh giá mức độ quan tâm trước khi cam kết mua số lượng lớn.
• Xem xét các giai đoạn vòng đời sản phẩm thường xuyên: Phân loại sản phẩm là đang tăng trưởng, trưởng thành hoặc suy giảm, điều chỉnh chiến lược tồn kho cho phù hợp.
• Thiết lập ngưỡng lỗi thời: Đặt ra các khung thời gian rõ ràng (ví dụ: 90 ngày không có doanh số) để kích hoạt các quy trình giảm giá hoặc thanh lý.
• Phát triển chiến lược thanh lý: Tạo các quy trình chuẩn để giải phóng hàng tồn kho chậm bằng cách kết hợp sản phẩm (bundling), bán hàng flash sale hoặc chương trình mua hàng cho nhân viên trước khi chúng trở nên hoàn toàn không thể bán được.

Chiến lược phòng ngừa hàng tồn chết

Ngoài ra việc chọn một phần mềm quản lý tồn kho phù hợp cũng không kém phần quan trọng, không chỉ giúp giải quyết các thách thức vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và dòng tiền của doanh nghiệp E-commerce. Một phần mềm tối ưu đóng vai trò then chốt trong việc biến hàng tồn kho từ gánh nặng thành tài sản, ngoài ra còn giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề như về hiệu quả, hiển thị giữa hàng hóa và các kênh.

Việc đầu tư vào một phần mềm quản lý tồn kho không chỉ là một khoản chi phí mà là một khoản đầu tư chiến lược. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ tồn kho, tối ưu hóa chuỗi cung ứng, nâng cao hiệu quả vận hành và cuối cùng là cải thiện dòng tiền cùng lợi nhuận bền vững. Lựa chọn đúng công cụ sẽ tạo nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng và thành công dài hạn trong bối cảnh E-commerce cạnh tranh gay gắt.

IV. Các bước triển khai hệ thống quản lý hàng tồn kho thành công

Việc triển khai một hệ thống quản lý tồn kho mới đòi hỏi kế hoạch cẩn thận, quy trình rõ ràng và đào tạo toàn diện. Hãy làm theo các chiến lược đã được chứng minh này để có một quá trình chuyển đổi suôn sẻ:

• Bắt đầu với mục tiêu rõ ràng: Xác định các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được cho việc triển khai của bạn, chẳng hạn như giảm 50% tình trạng hết hàng hoặc cải thiện 25% vòng quay tồn kho.
• Làm sạch dữ liệu trước khi di chuyển: Kiểm tra và hiệu chỉnh dữ liệu tồn kho hiện có của bạn, bao gồm thông tin sản phẩm, số lượng, vị trí và chi phí. Dữ liệu chính xác là nền tảng cho một hệ thống hiệu quả.
• Triển khai theo từng giai đoạn: Thay vì áp dụng phương pháp “tất cả cùng một lúc”, hãy cân nhắc triển khai chức năng theo từng giai đoạn, bắt đầu với các khả năng cốt lõi trước khi thêm các tính năng nâng cao. Điều này giúp dễ dàng kiểm soát và khắc phục sự cố.
• Có sự tham gia của các bên liên quan chính: Đưa đại diện từ tất cả các bộ phận bị ảnh hưởng (vận hành, tài chính, kinh doanh) vào quá trình lập kế hoạch và thử nghiệm để đảm bảo giải pháp đáp ứng các nhu cầu đa dạng.
• Tài liệu hóa quy trình của bạn: Tạo các quy trình vận hành chuẩn (SOP) rõ ràng cho tất cả các hoạt động liên quan đến tồn kho trong hệ thống mới — hãy làm điều này trước, trong và sau khi triển khai.
• Đầu tư vào đào tạo toàn diện: Đảm bảo tất cả người dùng nhận được đào tạo, với các chương trình học khác nhau dựa trên vai trò và trách nhiệm cụ thể của họ.
• Lập kế hoạch hỗ trợ sau triển khai: Thiết lập các nguồn lực để hỗ trợ liên tục, bao gồm các bên liên quan nội bộ và các kênh hỗ trợ của nhà cung cấp bên ngoài.

Thực tế cho thấy, nhiều lần triển khai thất bại không phải do giới hạn công nghệ mà do quản lý sự thay đổi không đầy đủ. Hãy dành thời gian để chuẩn bị cho đội ngũ và quy trình của bạn cho quá trình chuyển đổi để tối đa hóa cơ hội thành công.

V. Kết luận 

Trong bối cảnh E-commerce đang không ngừng phát triển, khả năng theo dõi, quản lý và tối ưu hóa tồn kho theo thời gian thực sẽ là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của cửa hàng trực tuyến của bạn. Rất may, thị trường hiện nay không thiếu các giải pháp khả thi. Trong khi một thập kỷ trước, nhiều doanh nhân E-commerce vẫn phụ thuộc nặng nề vào bảng tính và kiểm đếm thủ công, thì ngày nay, các tác vụ như kiểm kê, đồng bộ đa địa điểm, đặt hàng lại khi tồn kho thấp và dự báo đều được tự động hóa bởi các phần mềm quản lý tồn kho chuyên dụng.

Bạn đã sẵn sàng biến hàng tồn kho thành tài sản? Hãy liên hệ với Reputyze Asia ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và mang lại trải nghiệm khách hàng vượt trội!

Related Journals

AI Character Development

Character AI: Công cụ tạo nhân vật AI đột phá và ứng dụng chuyên sâu trong Digital Marketing

Trí tuệ nhân tạo (AI) đã vượt ra khỏi vai trò là một công cụ hỗ trợ đơn thuần, tiến hóa mạnh mẽ thành những thực thể có khả năng tương tác và thậm chí là “sở hữu” cá tính riêng. Xu hướng AI tạo sinh (Generative AI) đang định hình lại cách chúng ta […]

Digital Platform Development & Integration

Optimizing UX/UI for Superior

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của thị trường kỹ thuật số, nơi hàng triệu ứng dụng và website ra đời mỗi ngày, việc tạo ra một sản phẩm không chỉ sở hữu các tính năng vượt trội mà còn phải đẹp mắt, dễ sử dụng và mang lại trải nghiệm liền mạch là […]